Når det er tid til at forny virksomhedens billeder af medarbejdere og ledelse, sidder mange kommunikationsmedarbejdere med det samme spørgsmål: Hvordan får vi det gjort effektivt, uden at det bliver en logistisk mareridt, og uden at halvdelen af medarbejderne er utilfredse med resultatet?
Denne guide giver dig de vigtigste råd til at planlægge og gennemføre en vellykket portrætdag – fra de første overvejelser til billederne er klar til brug.
Hvorfor medarbejderfotos er vigtigere end de fleste tror
Medarbejderbilleder er ikke bare en praktisk nødvendighed. De er det første møde mange kunder, samarbejdspartnere og potentielle medarbejdere har med de mennesker bag virksomheden.
Et inkonsistent billedarkiv – med billeder taget på fem forskellige tidspunkter i fem forskellige lyssætninger – signalerer ubevidst til omverdenen at virksomheden ikke prioriterer sit udtryk. Det modsatte er også sandt. Konsistente, professionelle portrætter på tværs af hjemmeside, LinkedIn og trykte materialer skaber en genkendelighed der styrker brandet uden at nogen nødvendigvis kan sætte ord på det.
Hertil kommer den interne effekt. Medarbejdere der får taget et ordentligt billede af virksomheden, oplever det som en gestus. Det er en lille investering der kan have overraskende stor betydning for den måde nye medarbejdere oplever onboarding-processen.
Det vigtigste valg: Studie eller lokation?
Det første du skal tage stilling til er om billederne skal tages i et eksternt studie, eller om fotografen skal komme til jer.
Et eksternt studie giver optimale tekniske betingelser, men kræver at medarbejderne transporteres derhen. For en virksomhed med mange ansatte er det sjældent praktisk. Koordineringen bliver tung, og fraværet fra arbejdspladsen koster tid.
Et mobilt fotostudie på lokation – altså hos jer – eliminerer transportproblemet. Fotografen medbringer alt udstyr og sætter et professionelt studie op direkte i et mødelokale eller et hjørne af kantinen. Det kræver typisk ca. 9-12 m² fri plads, og opsætningen tager under en time. Herefter kan fotograferingen gå i gang uden yderligere forberedelse fra jeres side.
Resultatet er det samme som i et fast studie. Fordelen er at medarbejderne kan gå direkte fra skrivebordet til kameraet og tilbage igen.
Vælg den rigtige baggrund
Baggrunden sætter tonen for hele portrætserien og er et valg der fortjener mere opmærksomhed end det typisk får.
En neutral hvid eller grå baggrund giver et tidløst udtryk der fungerer på tværs af alle platforme og i alle formater. Det er det sikre valg, og det er det der oftest holder sig godt over tid.
En miljøbaggrund – fx et åbent kontorlandskab, et mødelokale eller en karakterfuld bygning – giver et mere personligt udtryk der kan afspejle virksomhedens kultur og arbejdsform. Det fungerer godt hvis virksomhedens fysiske rammer er en del af brandets identitet. Det kræver til gengæld mere planlægning og er sværere at holde konsistent over tid, hvis nye medarbejdere skal fotograferes på et andet tidspunkt.
Vælg én retning og hold fast i den. En blanding af baggrunde i samme billedserie er det der hurtigst får portrætterne til at se usammenhængende ud.
Planlæg tidsplanen grundigt
En dårligt planlagt tidsplan er den hyppigste årsag til at portrætdage løber ud af tid og ender med stress.
Start med at afsætte realistisk tid per medarbejder. Fem til syv minutter er typisk nok til standardportrætter, men det forudsætter at alt er klar og medarbejderen møder op til sin aftalte tid. Byg buffer ind – ikke kun til sidst, men midt i dagen. Det er her forsinkelserne typisk hober sig op.
Koordiner tidsplanen direkte med afdelingslederne, ikke kun med HR. Hvis afdelingslederne ikke har forpligtet sig til at frigøre medarbejderne til de aftalte tidspunkter, opstår der konflikter med møder og deadlines som ingen har forudset.
Send en klar besked til alle medarbejdere inden dagen om hvornår de skal møde op, hvad de skal have på, og hvad de kan forvente. En simpel briefing om dresscode – formel, business casual eller hverdagstøj – sikrer et mere ensartet udtryk og fjerner usikkerhed hos dem der er nervøse for at møde op med det forkerte tøj.
Tethered shooting: Medarbejderne vælger selv
En af de mest effektive måder at gøre portrætdagen til en positiv oplevelse for medarbejderne er at lade dem se billedet med det samme.
Med tethered shooting overføres billedet direkte til en skærm ved siden af kameraet i det øjeblik det er taget. Medarbejderen kan se resultatet med det samme og vælge sin favorit på stedet. Det fjerner den klassiske bekymring om hvad billedet egentlig kom til at se ud som, og det giver en markant mere afslappet stemning under selve fotograferingen.
Praktisk set betyder det også at udvælgelsesprocessen ikke trækker ud over dage og uger. Billederne er valgt inden fotografen forlader lokalet, og leveringen kan gå i gang med det samme.
Levering og brug af billederne
Aftal leveringsformat og tidslinje inden dagen. Billeder til LinkedIn og hjemmeside kræver andre specifikationer end billeder til tryk, og det er langt nemmere at aftale det på forhånd end at bede om tilpasninger efterfølgende.
Udvalgte billeder kan typisk leveres samme dag, mens resten følger næste hverdag. Det betyder at billederne kan begynde at arbejde for virksomheden umiddelbart efter fotograferingen – uden at kommunikationsafdelingen skal vente en uge på at opdatere hjemmesiden.
Sørg for at få afklaret brugsrettighederne inden du booker. Fulde brugsrettigheder betyder at virksomheden frit kan bruge billederne internt og eksternt, på sociale medier, i trykte materialer og i pressesammenhænge, uden tidsbegrænsning og uden at skulle vende tilbage og forhandle om rettigheder når et billede skal genbruges to år senere.
Hvornår giver det mening at booke en ny portrætdag?
De fleste virksomheder venter for længe. Portrætterne på hjemmesiden er to år gamle, tre nøglemedarbejdere er skiftet ud, og et par af billederne er taget med en mobiltelefon af en kollega der "også tog lidt billeder".
En praktisk tommelfingerregel er at planlægge en ny portrætdag når mere end 20-25 pct. af billederne er forældede eller mangler. Virksomheder der bygger portrætdage ind i onboarding-processen for nye medarbejdere løser problemet proaktivt og sikrer at billedmaterialet altid er aktuelt.
Næste skridt
En vellykket portrætdag starter med en god brief. Jo mere specifikt du kan beskrive hvad billederne skal bruges til, hvem der skal fotograferes og hvornår det skal ske, jo bedre kan fotografen planlægge og levere præcis det materiale din virksomhed har brug for.
Se eksempler og læs mere om medarbejderportrætter på lokation hos Lasse Lundberg Andreasen: lasselundbergandreasen.com/foto/medarbejderportraet.
